En bref
- Un écart d'inventaire n'est pas une erreur de comptage : c'est la somme de ce qui n'a pas été écrit pendant le mois.
- Sept des huit causes peuvent être nommées le jour où elles arrivent. Aucune ne peut l'être trente jours plus tard.
- Le vol est la huitième. Elle ne se déclare jamais et n'apparaît qu'en résidu — d'où l'intérêt de tracer les sept autres.
- Aucun texte ne fixe de pourcentage d'écart toléré. Votre seuil utile se construit en observant vos propres écarts.
Il manque 3 kg de saumon
Fin de mois, la feuille d'inventaire est remplie. Le théorique dit 7 kg, l'étagère dit 4. Trois kilos de saumon fumé sont partis quelque part, et la réunion qui suit ressemble toujours à la même : on soupçonne le fournisseur, on se demande si quelqu'un se sert, on finit par écrire « écart » dans une case et on passe au mois suivant. Le mois suivant, il manquera 2 kg, et la conversation sera identique.
Ce n'est pas un problème de rigueur. C'est un problème de moment. Le saumon n'a pas disparu d'un coup le 31 : il est parti en six ou sept fois, pour des raisons différentes, chacune parfaitement explicable le jour où elle s'est produite. Le comptage de fin de mois arrive après la bataille, avec un seul chiffre pour sept histoires.
Les huit causes, et le moment où chacune peut encore être nommée
| Cause | À quoi ça ressemble | Quand elle peut être nommée |
|---|---|---|
| Casse et accidents | Un bac de sauce renversé, une caisse tombée du hayon, un seau de crème percé. | Au moment de la casse. Dix minutes plus tard, plus personne ne saura la quantité exacte. |
| Offerts et gestes commerciaux | Deux verres offerts à des habitués, un dessert en excuse pour une attente. Deux verres par soir sur 24 jours d'ouverture, c'est 48 verres — environ 8 bouteilles. | Au service. Un geste commercial non noté est une sortie de stock invisible. |
| Erreurs de réception | Un colis manquant dans la livraison, un poids net inférieur au bon de livraison, un produit refusé pour non-conformité. | À la livraison, bon de livraison en main. Après le départ du chauffeur, c'est votre parole contre la sienne. |
| Pertes de préparation | Parures de viande, épluchures, arêtes, fonds de bac. Un filet brut de 5 kg ne donne pas 5 kg de portions. | À la production. C'est un rendement, pas une perte : il se mesure une fois et se retient. |
| Portions non standardisées | Une louche « généreuse » qui passe de 180 à 230 g selon la personne. Sur 40 couverts par jour, l'écart se chiffre en kilos à la fin du mois. | En continu. Se corrige par une mesure du grammage servi, pas par un comptage de stock. |
| Produits jetés sans trace | Une préparation périmée mise à la poubelle en fin de service, sans rien noter. | Au moment de la décision de jeter. C'est la cause la plus facile à capturer, et la plus souvent perdue. |
| Erreurs d'unité | Un carton de 6 bouteilles compté comme une unité d'un côté et comme 6 de l'autre. Des grammes et des kilos mélangés sur la même ligne. | À la saisie. Une unité choisie une fois pour chaque produit supprime la cause entière. |
| Vol et consommation interne | Repas du personnel non déclarés, bouteilles qui partent, produits qui disparaissent. | Jamais, par construction : personne ne le déclare. Il n'apparaît qu'en résidu, une fois les sept autres causes éliminées. |
Lisez la colonne de droite seule. Sept lignes sur huit disent « au moment où ça arrive ». C'est le fond du sujet : un écart ne se découvre pas, il se perd. Au moment de la casse, la personne qui a renversé le bac connaît le produit, la quantité et la raison. Trente jours plus tard, cette information n'existe plus nulle part — ni dans sa tête, ni sur un papier.
Pourquoi compter mieux ne résout rien
Le réflexe naturel, face à un écart, est de renforcer le comptage : à deux personnes, plus lentement, avec une feuille mieux faite. Le résultat sera un état des stocks plus exact — et exactement le même écart.
Un inventaire ne produit pas une cause, il produit une différence. Pour que cette différence devienne exploitable, il faut lui soustraire tout ce qui est déjà expliqué : la casse déclarée, les offerts notés, le refus de réception documenté, les produits détruits avec leur motif. Ce qui reste alors est petit, et ce petit reste est intéressant. C'est le seul chemin vers la question « est-ce qu'on nous vole ? » qui ne soit pas une accusation en l'air.
Un écart de 12 % dont 11 points sont expliqués est une information exploitable. Un écart de 12 % sans explication est une case remplie.
La différence entre un écart et un incident
Toutes les sorties non vendues ne se valent pas, et un inspecteur de la DDPP ne les lit pas de la même façon. C'est pour cette raison que le Suivi DLC de Frigolog ne se contente pas d'enregistrer « produit retiré » : il demande pourquoi, parmi six motifs.
| Motif | Nature | Comment ça se lit |
|---|---|---|
| DLC dépassée | Gestion normale | Prouve que le suivi fonctionne : le produit a été retiré avant d'être servi. |
| Casse ou accident | Gestion normale | Explique un écart de quantité sans mettre en cause l'hygiène. |
| Rupture de la chaîne du froid | Incident | Appelle une action corrective et un contrôle de ce qui était stocké avec. |
| Rappel du lot | Incident | Obligation légale, avec sa propre traçabilité et sa propre preuve de retrait. |
| Non conforme à la réception | Incident | Met en cause un fournisseur, et c'est la trace qui permet d'en discuter. |
| Autre | À préciser | Le champ de note dit ce que les cinq autres ne couvrent pas. |
Le choix du motif est en cours de déploiement : sur les comptes qui ne l'ont pas encore, la destruction est enregistrée sans motif, comme retrait du lot entier.
Trois de ces motifs sont traités comme des incidents : la rupture de la chaîne du froid, le rappel de lot et la non-conformité à la réception. Écrire « DLC dépassée » sur une rupture de froid, c'est transformer deux incidents en routine — l'inverse de ce qu'un registre doit faire. Et pour votre gestion, c'est perdre la seule information qui permettait de reprendre un fournisseur ou de réparer un frigo.
La méthode, en quatre gestes
1. Fixez une unité par produit, une fois
La cause d'écart la plus bête et la plus fréquente est l'unité. Le carton de 6 bouteilles compté « 1 » à la réception et « 6 » à l'inventaire crée un écart de 5 sans que rien n'ait bougé. Décidez, produit par produit, de ce que vous comptez : le colis, le kilo, la pièce. Écrivez-le. Dans Frigolog, la réception demande la quantité reçue et le conditionnement unitaire séparément — le nombre de colis d'un côté, ce qu'il y a dans le colis de l'autre.
2. Déclarez la casse dans la minute
Pas en fin de service, pas sur un post-it : dans la minute, sur le téléphone qui est déjà dans la poche. La casse déclarée coûte trente secondes et retire une cause entière de votre écart mensuel. La casse non déclarée coûte une demi-heure de réunion un mois plus tard.
3. Mesurez vos rendements une fois
Pesez le brut et le net sur vos cinq produits les plus coûteux. Un filet de bœuf de 5 kg qui donne 3,8 kg de portions a un rendement de 76 % : ce n'est pas une perte, c'est une donnée. Elle s'écrit une fois et elle explique chaque mois une partie de l'écart que vous cherchiez.
4. Tracez les offerts
C'est le plus difficile, parce que le geste commercial se fait au milieu d'un service. Un décompte simple sur l'ardoise du bar suffit : deux verres offerts par soir, sur un mois, c'est environ huit bouteilles. Sans cette ligne, ces huit bouteilles s'appelleront « écart » et quelqu'un finira par être soupçonné à leur place.
Ce que Frigolog fait, et ce qu'il ne fait pas
Frigolog déplace l'enregistrement au moment du geste. Chaque réception écrit une entrée en stock, chaque sortie de matière première en traçabilité écrit une sortie, avec la quantité utilisée et son unité si elles sont saisies — le champ est facultatif. Chaque fournée déclarée depuis une recette écrit une entrée de préparation, avec son étiquette, et chaque destruction en Suivi DLC écrit une sortie, avec son motif quand il est renseigné. L'écran Inventaire additionne ces mouvements : il est en lecture seule, il n'y a rien à y saisir.
Les limites, dites franchement :
- Pas de rapprochement avec la caisse. Frigolog ne lit pas vos ventes et ne calcule donc pas l'écart entre consommation théorique et stock réel. Il tient le registre des mouvements physiques, pas votre food cost.
- Pas de détection de vol. Aucun logiciel ne détecte un vol ; ce qu'on peut faire, c'est rendre le reste explicable pour que ce qui demeure soit visible.
- Une quantité non saisie laisse un trou. Quand un mouvement est enregistré sans quantité, Frigolog affiche « — » au lieu d'un solde : un chiffre faux serait pire qu'une case vide. La discipline à tenir est donc de renseigner la quantité reçue et le conditionnement au moment de la réception — ce que le scan de l'étiquette fournisseur pré-remplit le plus souvent.
Autrement dit : plus vous tracez, plus l'écart résiduel devient petit et lisible. C'est la seule mécanique qui transforme « il manque 3 kg de saumon » en « il manque 400 g, et on sait où est passé le reste ».
Questions fréquentes — Écarts d'inventaire en restaurant
Quel écart d'inventaire est acceptable en restauration ?
Il n'existe pas de seuil réglementaire : aucun texte ne fixe de pourcentage d'écart toléré sur un stock de restaurant. Le seuil utile est le vôtre, et il se construit par l'observation : relevez vos écarts sur quelques périodes, et la bande dans laquelle ils retombent habituellement devient votre normale. Ce qui mérite une enquête, c'est la sortie de cette bande — ou un écart qui va toujours dans le même sens sur le même produit, ce qui désigne une cause systématique (une portion, une unité, un rendement) plutôt qu'un aléa.
Pourquoi mon inventaire ne tombe-t-il jamais juste ?
Parce qu'un inventaire compare un état constaté à un état théorique, et que l'état théorique ignore tout ce qui n'a pas été écrit : la casse, les offerts, les parures, les produits jetés en fin de service, la livraison incomplète. Ces événements ont tous eu lieu, aucun n'a laissé de trace. L'écart n'est donc pas une anomalie, c'est la somme de ce qui n'a pas été enregistré. Un comptage plus rigoureux ne le réduit pas : seul l'enregistrement au moment de l'événement le fait.
Comment savoir si un écart vient d'un vol ?
On ne le sait pas directement, et toute affirmation du contraire est imprudente. Le vol est la seule cause qui ne se déclare jamais : elle n'apparaît qu'en résidu, quand les sept autres ont été éliminées parce qu'elles sont tracées. C'est l'argument le plus solide pour tracer la casse, les offerts et les destructions : non pas pour accuser, mais pour que l'écart restant ait un sens. Un écart de 12 % dont 11 sont expliqués est une information ; un écart de 12 % sans explication n'en est pas une.
Faut-il peser les parures et les épluchures ?
Une fois, pas tous les jours. Pesez le brut et le net sur un produit coûteux — un filet, un poisson entier, une pièce de bœuf — et vous obtenez un rendement que vous pourrez appliquer ensuite. Ce rendement, écrit une fois, retire une cause d'écart permanente de vos comptes. Le peser chaque jour n'ajoute rien, sauf sur un produit dont le rendement varie beaucoup d'un lot à l'autre.
Comment Frigolog aide-t-il sur les écarts ?
En déplaçant l'enregistrement au moment de l'événement. Chaque sortie de matière première en traçabilité peut porter une quantité utilisée et son unité — le champ est facultatif. Chaque destruction en Suivi DLC peut porter un motif choisi parmi six — DLC dépassée, casse ou accident, rupture de la chaîne du froid, rappel du lot, non conforme à la réception, autre — dont trois sont traités comme des incidents ; le choix du motif est déployé progressivement, et sans motif la destruction est enregistrée comme retrait du lot entier. Au lieu d'un écart global constaté 30 jours plus tard, vous avez une suite de mouvements datés, chacun avec sa cause.
Frigolog compare-t-il mon stock à mes ventes en caisse ?
Non. Frigolog n'est pas relié à votre logiciel d'encaissement : il ne calcule pas d'écart entre les ventes théoriques et le stock réel, et ne produit pas de food cost. Ce qu'il tient, c'est le registre des mouvements physiques — entrées en réception, sorties de matière, fabrications, étiquettes, destructions avec motif. C'est la matière première d'une analyse d'écart, pas l'analyse elle-même.
Un écart d'inventaire peut-il poser un problème en contrôle sanitaire ?
L'écart en lui-même n'est pas un sujet d'hygiène : un inspecteur de la DDPP ne vient pas vérifier votre marge. En revanche, les produits détruits, eux, l'intéressent — un retrait pour DLC dépassée montre que le suivi fonctionne, un retrait pour rupture de la chaîne du froid ouvre la question de l'action corrective. Écrire « DLC dépassée » sur une rupture de froid transforme un incident en routine, et c'est exactement ce qu'un registre ne doit pas faire.