En bref
- L'obligation est annuelle : un contrôle par inventaire au moins une fois tous les douze mois (article L123-12 du code de commerce).
- Elle porte sur l'existence et la valeur : des quantités seules ne suffisent pas pour le bilan.
- Pour un gérant de SARL, ne pas dresser l'inventaire est puni d'une amende de 9 000 € (article L241-4).
- Rien n'impose un inventaire mensuel. Cette fréquence est un choix de gestion, pas une contrainte réglementaire.
- L'inventaire comptable et la traçabilité HACCP sont deux obligations distinctes, portées par deux textes et contrôlées par deux autorités.
Le texte, mot pour mot
Autant partir de la source, parce que la plupart des idées reçues sur le sujet viennent de paraphrases. L'article L123-12 du code de commerce, dans sa version en vigueur depuis le 21 septembre 2000, dispose :
« Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. […] Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. »
Trois choses à retenir de cette phrase. « Au moins une fois tous les douze mois » : c'est un plancher annuel, pas une cadence mensuelle. « L'existence et la valeur » : savoir qu'il reste douze kilos ne suffit pas, il faut savoir ce que ces douze kilos valent. « Contrôler par inventaire » : le texte demande un contrôle, et c'est ce mot qui laisse place à l'organisation — un dispositif tournant bien tenu, rapproché à la clôture, est une façon de contrôler.
Ce qui est sanctionné, et comment
Pour les sociétés, le code de commerce prévoit une sanction pénale qui vise le dirigeant personnellement. L'article L241-4 dispose qu'est puni d'une amende de 9 000 € « le fait, pour les gérants, de ne pas, pour chaque exercice, dresser l'inventaire, établir les comptes annuels et un rapport de gestion ». La disposition équivalente pour les sociétés anonymes est l'article L242-8.
Dans la vie réelle d'un restaurant, ce n'est pas la poursuite pénale qui arrive en premier. Ce qui arrive, c'est l'une de ces trois situations :
- Un contrôle fiscal où la valeur du stock au bilan n'est justifiée par aucun document : la comptabilité devient contestable sur ce point.
- Une cession du fonds où l'acheteur demande les inventaires des trois derniers exercices — et où leur absence se paie sur le prix.
- Un dossier bancaire pour un investissement, où le stock est un actif qu'on vous demande de documenter.
Les deux inventaires qu'on confond tout le temps
Un restaurateur entend « inventaire » dans deux conversations différentes : celle de son comptable et celle de son inspecteur. Ce ne sont pas les mêmes exigences.
| Inventaire comptable | Traçabilité sanitaire | |
|---|---|---|
| Objet | La valeur et l'existence de ce que possède l'entreprise | L'identification et la maîtrise des denrées : lots, températures, DLC |
| Texte | Article L123-12 du code de commerce | Règlement (CE) n° 852/2004 et arrêté du 21 décembre 2009 |
| Périodicité | Au moins une fois tous les douze mois | En continu, à chaque réception, sortie et destruction |
| Qui le demande | L'expert-comptable, l'administration fiscale, un repreneur, une banque | La DDPP en contrôle sanitaire |
| Unité qui compte | L'euro | Le lot et la date |
La conséquence pratique est utile : un outil de traçabilité ne vous met pas en règle avec le code de commerce, et un inventaire valorisé impeccable ne prouve rien à la DDPP. Les deux travaux se nourrissent — les mouvements tracés fournissent la matière du comptage annuel — mais aucun ne remplace l'autre. Sur le volet sanitaire, le point de départ est le plan de maîtrise sanitaire.
Comment organiser l'inventaire de clôture sans y passer la nuit
1. Figez les mouvements
Comptez quand rien ne bouge : après la dernière sortie, avant la première livraison du nouvel exercice. Une livraison reçue pendant le comptage fabrique un écart que personne ne retrouvera.
2. Comptez par zone, à deux, l'un compte l'autre écrit
C'est le seul moment de l'année où le binôme se justifie pleinement : la personne qui compte ne quitte pas l'étagère des yeux, celle qui écrit ne discute pas le chiffre. Les zones se font dans l'ordre physique, jamais dans l'ordre alphabétique.
3. Séparez le brut du transformé
Les matières premières reçues telles quelles et les préparations fabriquées en cuisine ne se valorisent pas de la même façon : les secondes incorporent de la main-d'œuvre et d'autres matières. Faites deux listes. C'est aussi la distinction que Frigolog tient à l'écran, entre produit brut et produit modifié.
4. Gardez la feuille signée
Nom du compteur, date, heure, zone. Ce n'est pas du zèle : c'est ce qui donne de la valeur probante à la quantité retenue au bilan, trois ans plus tard, devant quelqu'un qui n'était pas là.
5. Ne complétez jamais de mémoire
Une ligne non comptée reste vide. Un chiffre inventé traverse ensuite tout l'exercice suivant, et comme il est écrit, personne ne le soupçonnera.
Ce que des mouvements tracés toute l'année changent le jour de la clôture
Dans Frigolog, l'écran Inventaire est en lecture seule : le stock s'y déduit des mouvements que vos gestes quotidiens ont déjà écrits — une réception enregistrée est une entrée, une sortie de matière première en traçabilité est une sortie avec sa quantité, une fournée déclarée depuis une recette est une entrée de préparation avec son étiquette, une destruction en Suivi DLC est une sortie avec son motif quand il est renseigné. Chaque mouvement est horodaté et rattaché au compte qui l'a effectué.
Le jour de la clôture, ce registre ne remplace pas le comptage : il lui donne un point de comparaison. Au lieu de découvrir une quantité sans savoir d'où elle vient, vous constatez un écart entre un théorique explicable et une étagère. Et plus l'équipe a utilisé l'application dans l'année, plus ce théorique est proche du réel.
La limite est toujours la même, et elle est dite franchement : Frigolog ne valorise pas le stock en euros. L'article L123-12 demande « l'existence et la valeur » ; Frigolog documente la première et laisse la seconde à votre expert-comptable.
Questions fréquentes — Inventaire annuel obligatoire en restauration
Un restaurant est-il obligé de faire un inventaire ?
Oui, une fois par exercice. L'article L123-12 du code de commerce dispose que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant « doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise ». Un restaurant exploité en société comme en entreprise individuelle commerciale entre dans ce champ. Une exception : l'entreprise individuelle au régime micro (article 50-0 du code général des impôts) peut, par dérogation de l'article L123-28 du code de commerce, ne pas établir de comptes annuels — elle tient un livre de recettes et un registre des achats, sans inventaire valorisé. Cet inventaire sert à établir les comptes annuels : c'est lui qui justifie la valeur du stock inscrite au bilan.
Quelle sanction en cas d'absence d'inventaire ?
Pour une SARL, l'article L241-4 du code de commerce punit d'une amende de 9 000 € le fait, pour les gérants, de ne pas, pour chaque exercice, « dresser l'inventaire, établir les comptes annuels et un rapport de gestion ». La disposition équivalente pour les sociétés anonymes est l'article L242-8. Ce sont des sanctions pénales qui visent le dirigeant, pas une pénalité fiscale sur la société. En pratique, le risque le plus courant n'est pas celui-là : c'est le rejet d'une comptabilité dont les stocks ne sont pas justifiés, lors d'un contrôle fiscal ou d'une cession du fonds.
À quelle date faire son inventaire annuel ?
À la date de clôture de votre exercice comptable, ou au plus près possible. Pour un exercice qui se clôt le 31 décembre, l'inventaire se fait le 31 décembre au soir ou le 1er janvier avant toute entrée de marchandise. Un inventaire fait quinze jours avant la clôture oblige à rattraper tous les mouvements intermédiaires, ce qui est faisable mais fastidieux — et c'est exactement le travail qu'un registre de mouvements tenu au jour le jour évite.
Un inventaire mensuel ou hebdomadaire est-il obligatoire ?
Non. Aucun texte n'impose de compter chaque mois ni chaque semaine. Ces fréquences relèvent du pilotage de gestion : suivre une marge, repérer une dérive, préparer une commande. Elles sont souvent recommandées par les experts-comptables et par les éditeurs de logiciels — ce sont des conseils, pas des obligations. Confondre les deux conduit à faire des heures en croyant qu'on n'a pas le choix.
L'inventaire doit-il être valorisé en euros ?
Oui pour l'inventaire comptable : l'article L123-12 parle de « l'existence et la valeur » des éléments du patrimoine. Les quantités seules ne suffisent donc pas pour le bilan ; il faut une valorisation, établie selon les règles comptables applicables (coût d'acquisition, méthode de valorisation retenue et appliquée de manière constante). C'est le domaine de votre expert-comptable, et la raison pour laquelle un outil qui donne des quantités ne remplace pas son travail.
La DDPP contrôle-t-elle mon inventaire ?
Non, pas votre inventaire comptable : un inspecteur sanitaire ne vient pas vérifier la valeur de votre stock. Ce qu'il contrôle, c'est votre maîtrise des denrées — l'identification des lots, les températures, les DLC, les produits retirés et pourquoi. Les deux sujets vivent dans la même réserve et répondent à deux textes différents. Il arrive qu'un même document serve les deux, mais l'exigence n'est pas la même.
Comment Frigolog se situe par rapport à cette obligation ?
Frigolog tient le registre des mouvements physiques — entrées en réception, sorties de matière première, fournées déclarées depuis une recette avec leur étiquette, destructions avec leur motif quand il est renseigné — et en déduit l'état du stock en quantités, en lecture seule. C'est une base utile le jour de la clôture, parce que les mouvements de l'année y sont datés et rattachés au compte qui les a effectués. Mais Frigolog ne valorise pas le stock en euros et ne produit pas les comptes annuels : l'inventaire comptable au sens de l'article L123-12 reste établi avec votre expert-comptable.
Sources
- Article L123-12 du code de commerce — obligation de contrôler par inventaire au moins une fois tous les douze mois (version en vigueur depuis le 21 septembre 2000).
- Article L241-4 du code de commerce — amende de 9 000 € pour les gérants de SARL qui ne dressent pas l'inventaire, n'établissent pas les comptes annuels et un rapport de gestion.
- Article L242-8 du code de commerce — disposition équivalente pour les sociétés anonymes.
- Article L123-28 du code de commerce — dérogation pour les personnes physiques au régime micro, qui peuvent ne pas établir de comptes annuels.
- Règlement (CE) n° 852/2004 et arrêté du 21 décembre 2009 — volet sanitaire : traçabilité, températures, DLC.