En bref
- Un fichier d'inventaire utile tient en dix colonnes. Au-delà, il ne se remplit plus en chambre froide.
- Le tableur n'est pas le problème : la double saisie l'est. On compte sur papier, on retape, et c'est à la deuxième manipulation que les chiffres se déforment.
- Cinq limites ne se corrigent par aucune version d'Excel : pas d'auteur, pas d'horodatage, versions en double, lots écrasés, valeur de preuve faible.
- Inventaire comptable et traçabilité HACCP sont deux obligations distinctes, portées par deux textes différents.
Le tableur n'a rien fait de mal
Il faut rendre au tableur ce qui lui appartient : pour tenir un inventaire de restaurant, c'est un outil honnête. Il est gratuit ou déjà payé, tout le monde sait s'en servir, il calcule une valorisation en une formule, il s'envoie au comptable en pièce jointe. Des milliers d'établissements fonctionnent ainsi, et ils n'ont pas tort.
Le problème apparaît ailleurs, et il n'est pas technique. Il est dans le trajet : la chambre froide est à 3 °C, personne n'y emmène un ordinateur, donc on compte sur du papier et on tape ensuite. Ce trajet-là est le vrai coût du tableau, et aucune colonne supplémentaire ne le raccourcit.
La structure qui tient debout : dix colonnes
Si vous partez d'une feuille blanche, voici ce qui mérite une colonne — et le piège attaché à chacune.
| Colonne | À quoi elle sert | Le piège |
|---|---|---|
| Référence | Identifiant court et stable | Ne jamais renommer une référence en cours d'année : les historiques deviennent incomparables. |
| Désignation | Le nom tel que l'équipe le dit | Reprenez le mot de la cuisine, pas celui du fournisseur. « Wok » si l'équipe dit wok. |
| Zone | Chambre froide, économat, cave, congélateur | Sans zone, impossible de compter dans l'ordre : on fait trois fois le tour de la réserve. |
| Unité de comptage | Colis, kg, L, pièce — une seule par ligne | La cause d'écart numéro un. Un carton de 6 compté « 1 » ici et « 6 » là crée 5 unités de néant. |
| Conditionnement | Ce qu'il y a dans l'unité (6 × 75 cl, sac de 25 kg) | Le fournisseur change le format sans prévenir : vérifiez à la réception, pas à l'inventaire. |
| Quantité comptée | Le nombre lu sur l'étagère | Ne jamais compléter de mémoire une ligne non comptée. Laissez vide : un vide est honnête, un chiffre inventé est faux. |
| Prix d'achat HT | Pour la valorisation | À tenir à jour, sinon la valeur calculée est celle de l'an dernier. |
| Valeur | Quantité × prix | Une formule, jamais une saisie manuelle. |
| Compté par | Le nom de la personne | La colonne qu'on oublie, et la seule qui permet de poser une question un mois plus tard. |
| Date et heure | Quand le comptage a eu lieu | La date du fichier n'est pas la date du comptage. Écrivez-la dans la ligne. |
Deux règles d'usage, qui valent plus que n'importe quelle formule. Une ligne non comptée reste vide : un blanc est une information, un chiffre complété de mémoire est un mensonge qui circulera douze mois. Et comptez dans l'ordre des zones, pas dans l'ordre alphabétique des produits : l'ordre alphabétique vous fait traverser la réserve quarante fois.
Les cinq murs
Ce ne sont pas des défauts d'Excel. Ce sont des conséquences de ce qu'est un tableur : une grille de cellules sans mémoire de qui écrit quoi.
| Le mur | Ce que ça produit |
|---|---|
| La double saisie | On compte sur papier en chambre froide — personne n'emmène un ordinateur portable à 3 °C — puis on retape. Le travail est fait deux fois, et la deuxième fois est celle où les chiffres se déforment : une ligne sautée, un 12 lu 72, une colonne décalée. |
| Ni auteur ni horodatage réels | Une cellule ne sait pas qui l'a remplie, ni quand. Un chiffre modifié trois semaines plus tard est indiscernable du chiffre d'origine. En cas de question — « qui a compté la cave ce mois-ci ? » — le fichier ne répond pas. |
| Les versions en double | « inventaire_sept_v2_final_corrigé.xlsx ». Dès que deux personnes travaillent sur le même fichier, il existe deux vérités, et c'est toujours la mauvaise qui est envoyée au comptable. |
| Les lots et les DLC ne tiennent pas dans une cellule | Un même produit vit en plusieurs lots, chacun avec sa DLC et son fournisseur. Un tableur d'inventaire écrase tout ça dans un total. Or en cas de rappel de lot ou de suspicion d'intoxication, c'est le lot qu'on vous demande, pas le total. |
| Le fichier n'est pas une preuve | Un tableur modifiable à volonté n'établit pas qu'un relevé a eu lieu tel jour, par telle personne. Pour l'inventaire comptable, votre expert-comptable s'en arrange. Pour un registre d'hygiène, c'est plus fragile — et c'est une autre exigence, portée par le règlement (CE) n° 852/2004, pas par le code de commerce. |
Le mur qui coûte le plus cher : la double saisie
Chronométrez-la une fois, elle surprend tout le monde. Pour une carte de 120 références, le comptage prend deux à trois heures et la ressaisie trente à soixante minutes de plus. Sur douze mois, comptage et ressaisie ensemble, c'est une semaine de travail — payée au coût employeur, hors service, par la personne la plus qualifiée de la cuisine.
Et cette heure de ressaisie n'ajoute aucune information : elle recopie. C'est la définition d'un coût pur. Le calculateur le chiffre avec vos durées et votre coût horaire ; le détail du calcul est expliqué dans combien coûte vraiment un inventaire.
Ce qu'il faut garder du tableur
Même en passant à un outil, trois choses du tableur méritent de survivre.
- La liste des références et leurs unités. C'est votre travail de nomenclature, il a de la valeur. Gardez-le, nettoyez-le, et surtout gardez les noms que l'équipe emploie.
- Les prix d'achat. Aucun logiciel de traçabilité ne vous dispense de les tenir à jour, et c'est eux qui transforment des quantités en valeur pour l'inventaire annuel.
- L'historique. Ne jetez pas les anciens onglets : ce sont les seules séries longues que vous possédez sur votre propre établissement.
Ce que fait Frigolog à la place
Frigolog ne remplace pas votre tableur par un autre tableur. Il supprime le geste de remplir : l'écran Inventaire est en lecture seule. Le stock s'y déduit des mouvements que vos gestes quotidiens écrivent déjà.
- Une réception enregistrée écrit une entrée — le scan de l'étiquette fournisseur pré-remplit le produit, le lot, la DLC et le conditionnement.
- Une sortie de matière première en traçabilité écrit une sortie, avec la quantité utilisée et son unité si elles sont saisies — le champ est facultatif.
- Une fournée déclarée depuis une recette écrit une entrée de préparation, avec son étiquette. Une réimpression, elle, n'écrit pas de nouveau mouvement.
- Une destruction en Suivi DLC écrit une sortie, avec son motif quand il est renseigné — le choix du motif est en cours de déploiement.
Chaque mouvement porte l'horodatage du geste — la colonne qu'un tableur ne sait pas tenir — et il est rattaché au compte qui l'a effectué ; ce nom apparaît sur les destructions dans le rapport de contrôle. Et la conséquence pratique est celle-ci : plus vous utilisez l'application pour ce que vous faites de toute façon, plus l'inventaire est à jour, sans soirée de comptage ajoutée au bout.
Deux limites à connaître avant de décider. Frigolog ne valorise pas le stock en euros : il montre des quantités, pas une valeur, et la valorisation de l'inventaire annuel reste un travail comptable. Et une quantité non saisie à la réception laisse la ligne à « — » plutôt qu'un solde faux : la discipline à tenir se résume à renseigner la quantité reçue et le conditionnement au moment de la livraison.
Questions fréquentes — Inventaire restaurant sur Excel
Existe-t-il un modèle Excel gratuit pour un inventaire de restaurant ?
Beaucoup de modèles circulent, et la plupart partagent le même défaut : trop de colonnes. Un fichier à 25 colonnes ne se remplit pas debout dans une chambre froide, donc il se remplit à moitié, donc il devient faux. Les dix colonnes décrites plus haut suffisent, et vous pouvez les recopier dans un classeur vierge en dix minutes. Frigolog propose par ailleurs des modèles imprimables gratuits pour les relevés d'hygiène sur la page Modèles — ce sont des documents de température et de nettoyage, pas des fichiers d'inventaire valorisé.
Quelles formules mettre dans un fichier d'inventaire ?
Trois suffisent. La valeur d'une ligne : quantité comptée × prix d'achat HT. Le total par zone : une somme conditionnelle sur la colonne Zone. L'écart avec le mois précédent : la quantité du mois moins celle du mois d'avant, dans une colonne à part. Tout le reste — classements, graphiques, mises en forme conditionnelles — est de l'agrément : ça rend le fichier plus joli sans rendre le comptage plus juste.
Faut-il un fichier par mois ou un onglet par mois ?
Un onglet par mois dans un seul classeur, avec des lignes identiques d'un onglet à l'autre. Un fichier par mois rend les comparaisons manuelles et multiplie les versions perdues. Et gardez les onglets dans l'ordre : le premier réflexe d'un repreneur ou d'un comptable est de regarder l'évolution, pas le mois en cours.
Excel suffit-il pour la traçabilité HACCP ?
Ce sont deux sujets différents. L'inventaire valorisé relève du code de commerce (article L123-12, un contrôle par inventaire au moins une fois tous les douze mois). La traçabilité des lots, les relevés de température et les DLC relèvent du règlement (CE) n° 852/2004 et de l'arrêté du 21 décembre 2009. Un tableur peut tenir le premier ; pour le second, l'enjeu n'est pas le calcul mais la preuve — qui a relevé, quand, et ce qui a été fait quand une valeur sortait de la plage.
Quand faut-il quitter le tableur ?
Quand la double saisie coûte plus que l'outil. Le test est simple : chronométrez une fois le trajet complet, du comptage à la ressaisie, multipliez par votre fréquence annuelle et par votre coût horaire employeur. Si le résultat dépasse largement le prix d'un logiciel, le tableur n'est plus une économie. Le calculateur de cette page voisine fait l'opération.
Qu'est-ce que Frigolog fait différemment d'un tableur ?
Il ne vous demande pas de remplir l'inventaire. L'écran Inventaire est en lecture seule : le stock est déduit des mouvements que vos gestes quotidiens écrivent déjà — une réception enregistrée est une entrée, une sortie de matière première en traçabilité est une sortie, une fournée déclarée depuis une recette est une entrée de préparation avec son étiquette, une destruction en Suivi DLC est une sortie avec son motif quand il est renseigné. Chaque mouvement est horodaté et rattaché au compte qui l'a effectué. En revanche, Frigolog ne valorise pas le stock en euros : pour la valorisation de l'inventaire annuel, le tableur de votre expert-comptable reste dans la boucle.